TÜBİTAK’A KURUMSAL ZİYARET
İLETEN : FEYYAZ İRFAN
Bugün
kamu kurumlarında kurumun amacına katkı vermeyen ancak zaman kaybına ve
personelin boş yere meşgul edilmesine yol açan uygulamalar sıradan
uygulamalardan. Kamu kurumlarında, bunları sorup sorgulayan ve daha anlamlı
iş-işlem süreçlerini belirlemeye yönelik çalışmaları başlatacak yöneticilere ne
kadar büyük ihtiyaç var. Aşağıda boş oturma boşa çalış diyebileceğimiz bir
öyküyü dikkatlerinize sunuyorum.
Mevsim
bahar, ağaç dalları yeşermeye başlamıştı Ankara sokaklarında. Güneşli ve hafif
rüzgarın ağaç dallarını okşadığı bu bahar gününde üç kişilik bir ekiple
çalıştığımız kuruma yürüme mesafesinde bulunan Türkiye Bilimsel ve Teknolojik
Araştırma Kurumu’na (TÜBİTAK) gidiyoruz. Bakanlığımızla TÜBİTAK’ın ortaklaşa
yürüttüğü “Ortaöğretimde Proje Yarışması”nın organizasyonu ile ilgili olarak
bir yetkiliyle görüş alışverişinde bulunacağız. Ekibimizde bir daire başkanı, 2
de uzman var. Önceden alınan randevu saatini dikkate alarak Bakanlıktan çıktık.
Randevumuza 5 dakika kala TÜBİTAK’ın Akay caddesindeki ek binasına vardık.
Kapıdan girişte danışmadaki memura, ziyaret edeceğimiz daire başkanının ismini
vererek turnikeye yöneliyoruz.
Danışma
memuru,
– Kimliğinizi
almam ve size turnikeden geçebilmeniz için ziyaretçi kartı vermem gerekiyor,
dedi.
Kimliğimi
çıkarıp verdim, ancak memur ziyaretçi kartını vermek yerine, kimliğimin
üzerindeki bilgileri kayda geçirmeye başladı. Ben memurun ziyaretçi kartını
vermesini bekliyorum. Ancak, memur kimlik bilgilerini kaydetmekle meşgul.
– Niçin
bekliyoruz? dedim.
Memur
– Kayıt
yapıyorum efendim, dedi.
– Kimliğim
burada nasıl olsa, siz kaydınızı sonra yaparsınız, ziyaretçi kartını verin biz
gidelim. Zaman kaybediyoruz.
Memur,
– Başka
türlü olmaz beyefendi. Buraya sizinle ilgili bilgiyi girmeden turnike size
geçiş vermez, demez mi?
– Nasıl
yani? Şimdi biz burada 3 kişinin bilgilerinin sisteme girişini bekleyecek
miyiz? dedim.
Memur,
– Başka
türlü şansımız yok beyefendi.
– O
zaman bir kişinin kimliğini kaydedin. Üçümüz bir ziyaretçi kartı ile geçelim.
Memur,
– Olmaz
efendim. Hepinizin kimlik bilgilerini girmek durumundayım. Turnike başka türlü
size geçiş vermez.
– Bu
nasıl bir sistem? On kişi gelsek, hepsini kayda geçeceksiniz. Bir kişinin kayıt
işi bir dakika sürse on kişi, 10 dakika burada beklemek durumunda kalacak.
Böyle şey olur mu? Burası TÜBİTAK ve zamanın kıymetinin bilinmediğini görüyorum
böyle bir kurumda. Açıkçası üzüldüm bu duruma. Bir yolu olmalı bunun.
Memur
– Bize
verilen talimat böyle efendim.
Velhasıl
prosedürü tamamlamadan, danışma memurunu ve turnikeyi geçemedik. Danışma
memurunun iş yapma biçiminden de kaynaklanan kayıt işimiz 4-5 dakika sürdü.
Tabi bunları yaşarken ister istemez kamu kurumlarının ister güvenlik adına
deyin, ister formalite ne derseniz deyin, kaybedilen zamanı ve boş oturup boşa
çalışan insan kaynağını düşünmeden edemiyor insan. Böyle bir ziyaretçi kaydı
kuruma, ziyarete gelene ve ziyaret edilene nasıl bir katma değer katıyor? Yani
ziyaretçi kayıt işinden sağlanan fayda nedir?
Bir de
bu tür sürecin, binlerce kamu kurumunda uygulanarak gerek bireysel gerekse
kurumsal bakımdan zaman kaybının maliyetini hiç düşündünüz mü? Kamu
kurumlarında, çok basit bir hesapla günde 600 ziyaretçinin bu tür bir işleme
tabi tutulması 600 dakika, bir ayda 18000 dakika (300 saat=37,5 iş günü) kayıp
zaman demektir. Söyler misiniz, zaman kaybından başka hiçbir anlamı olmayan bu
uygulama TÜBİTAK gibi bir kurumda hangi üstün zekâlı (!) yetkilinin verdiği
kararın sonucudur acaba?
Bir
kurumda, kuruluşta ne amaçla olursa olsun, kural koyarken bunun enine boyuna
düşünülüp yerine göre simülasyonunu yapıp öyle konulması gerekir. Aynı zamanda
yapılan her işin, konulan her kuralın öncelikle bireysel ve kurumsal anlamda
getirisi, yani sağladığı katma değeri hesaplanmalıdır. Buna göre kural
konulmalı ve prosedür işletilmelidir.
Aksi takdirde adınız TÜBİTAK da olsa, zamanı saniyeler bazında dakik
olarak kullanan bir başka kurum da olsa hiçbir anlamı olmaz, olamaz.
Her ne
kadar atalarımız, “Vakit nakittir” demişlerse de biz bunu hala kamu
kurumlarının işleyişinde içselleştirememişiz. Oysa zamanın kıymetini bilmeyen
kurumların geleceği olmaz, ya iflas eder ya da kamu zararı yaparak ömrünü
sürdürür, ta ki kurumun işleyişini sorgulayan, zamanın kıymetini bilen bir
yönetici gelinceye kadar.
